Trabajar desde casa por Internet siempre ha sido algo utópico en las empresas. Pero gracias a la epidemia del coronavirus se ha demostrado que sí es posible el teletrabajo remoto desde el hogar sin necesidad de acudir a las instalaciones de la empresa.

La falta de costumbre, una gestión matriarcal en recursos humanos, desconfianza de los superiores pueden haber sido algunas de excusas más típicas para evitar teletrabajar. Pero realmente hay muchas profesiones tanto en pymes como en grandes multinacionales donde es perfectamente compatible trabajar online desde casa con las máximas condiciones de productividad y eficiencia.

En mi caso personal he estado 13 años trabajando en instalaciones físicas de grandes empresas, y después como empresario he alternado tanto el teletrabajo en casa como el retorno a un despacho en oficinas. Así que con mi experiencia puedo comentaros de las ventajas e inconvenientes de cada situación.

También os proporcionaré unos consejos útiles para teletrabajar desde casa bien a gusto y sin distracciones. Y por último os mostraré las mejores herramientas y aplicaciones para trabajar online en remoto.

1 Ventajas e inconvenientes de trabajar en remoto

Trabajar desde casa por Internet tiene muchas ventajas, pero ojo, no es oro todo lo que reluce ya que hay ciertos aspectos negativos que no toda la gente es capaz de paliar para crear un buen ambiente de teletrabajo en remoto.

Ventajas

Cuandos nos referimos a las ventajas del teletrabajar online desde casa, son beneficios para todos: trabajador, empleador, clientes, proveedores.

• No desplazamientos

¿Vives en una gran ciudad y tardas en llegar a tu puesto de trabajo 1 hora o más? Pues con el teletrabajo evidentemente ahorras todo ese tiempo y no tienes excusas para empezar con retraso. Encima no incurres en gastos de utilizar el coche, coger un autobús o el metro.

Otro aspecto importante de evitar desplazamientos es que las probabilidades de tener algún percance durante el trayecto se evitan. Por ejemplo en los días de lluvia los accidentes se incrementan.

• Horario flexible

Otro de los grandes beneficios de trabajar desde casa por Internet es que puedes flexibilizar tu horario de trabajo. Puedes adelantar y empezar a las 07:00 hrs de la mañana, programar tu agenda a medida para estar ocupado en el momento más oportuno para ti. Incluso si prefieres hasta por la noche.

• Costes fijos empresariales menores

Un gran beneficio para el empresario, es que gracias al teletrabajo remoto puede reducir sus costes fijos. Ya no es necesario pagar tanto dinero y se puede ahorrar unas instalaciones grandes, con el consecuente ahorro en consumo energético, o la necesidad de tener menos mobiliario o equipos informáticos duplicados (tener un portátil y un ordenador fijo para cada empleado ya no tendría sentido con el teletrabajo en casa).

• Menor estrés

Otro factor importante al trabajar desde casa en remoto, es que se reduce enormemente el estrés laboral. En un día típico de una gran oficina con muchos empleados tenemos al teléfono sonando sin parar, conversaciones que se pueden oír desde la otra punta del edificio, ambientes negativas que influyen cuando alguien discute o se enfada con un cliente o proveedor, jefes presionando por hacer las tareas al instante, etc….

Hay numerosos estudios como éste de Cigna donde acredita que un ambiente laboral menos estresante es mucho más productivo.

• Conciliación familiar

Otros grandes beneficiados del teletrabajo, son los hijos, y la familia en general. Se acabó lo de no ver a los niños hasta la hora de acostarlos, puedes organizarte para llevarlos y/o recogerlos del colegio, las actividades extraescolares. Durante toda la semana podéis aprovechar y comer en familia, es sin duda un aspecto tremendamente positivo de poder trabajar desde casa por Internet.

• Más productivo

Un ambiente más tranquilo, menos tiempo perdido en desplazamientos, amoldar la carga de trabajo a tu horario más cómodo. Al final un empleado es más productivo trabajando en casa por Internet, aunque los jefes no se lo crean.

 

Inconvenientes

Como ya hemos comentado antes, también hay algunas desventajas del teletrabajo, y muchas de éllas provocan muchísima improductividad, justamente lo contrario de lo que se persigue conseguir con trabajar desde casa por Internet.

• Falta de costumbre

La primera traba que se encuentra uno al intentar teletrabajar en remoto desde casa por primera vez, es la falta de rutinas. Cuando estás obligado a ir a unas oficinas cumples un horario, priorizas las tareas de una forma, organizas tu material, te agendas las reuniones con un patrón específico. Pues ahora deberías hacer exactamente lo mismo aunque estés dentro de tu hogar.

• Desconexiones

En cualquier puesto de trabajo, con independencia de donde se realiza, es imprescindible tener varias paradas de muy poco tiempo (unos 5 minutos). De esta forma oxigenas tu cerebro y descargas el posible cansancio para seguir teletrabajando con las mismas fuerzas y ganas.

El riesgo al estar en casa, es que estas desconexiones duren demasiado tiempo o sean muy numerosas, de forma que al final se consigue lo contrario, sacar menos tareas de las que harías en una oficina.

• Más distracciones

Y la causa de tener tantas desconexiones tan largas es que en casa tenemos una enorme cantidad de distracciones. Sofá, televisión, consola, las mascotas, los niños, la cocina con su comida, salir al balcón, hablar con los vecinos, etc… Hay una larga lista de situaciones que nos pueden entretener y olvidarnos de nuestro teletrabajo.

• Aislamiento social

Un gran inconveniente de trabajar desde casa por Internet, es que lo realizas solo sin la presencia de tus compañeros de trabajo. Con quienes podías salir a fumar, a tomar un café, a compartir problemas, a comentar curiosidades, etc… Con lo que te puedes sentir aislado socialmente y encontrar ausente de interacciones con otras personas afines.

Este aspecto negativo es muy frecuente en las personas que teletrabajan en remoto, pero como veremos más adelante, es importante mantener el contacto aunque sea a través de llamadas telefónicas, Whatsapp o videollamadas.

• Exceso de trabajo

También podemos encontrar personas que son adictos al trabajo desde casa en remoto y se emocionan tanto que no son capaces de desconectar. Sobretodo se puede dar en solteros, familias con hijos muy independientes, o incluso la ausencia de otro tipo de obligaciones puede provocar que estés largas horas delante del ordenador teletrabajando más de las 8 horas diarias.

• Desprotección informática

Cuando trabajas en las instalaciones de una empresa, todo el equipo informático está protegido con cortafuegos, sistemas de protección especiales para evitar troyanos, por no hablar de los filtro antispam para no recibir correos maliciosos que sean una puerta de entrada para los ransomware o encriptadores de documentos.

Así que cuando teletrabajas en casa también debes tener esas mismas precauciones para evitar la entrada de cualquier clase de virus en tu ordenador y que pueda infectar a todo el grupo del hogar o equipos informáticos remotos que estén interconectados a distancia.

 

2 Como trabajar desde casa online

Para sacar el máximo partido al teletrabajo y minimizar los posibles inconvenientes es necesario seguir las siguientes recomendaciones:

• Horario de teletrabajo

En primer lugar debes regirte por un horario y cumplir lo más estrictamente posible. Igual que en una oficina tienes una hora de entrada y salida, en casa también debes limitar las horas en que vas a estar teletrabajando en remoto.

• Establecer rutinas y límites

Una recomendación personal es establecer ciertas rutinas que hagan enfocarte en que estás trabajando a pesar de estar en casa. Quitarse el pijama y vestirse con ropa cómoda, evitar tener a la vista elementos distractores como la televisión, hacer los descansos en la cocina, balcón, o en sitio distinto donde estás teletrabajando (al igual que harías en la oficina de tu empresa cuando sales a fumar, a tomar el café, etc…).

También es muy importante interiorizar una serie de límites para evitar que caigas en continuas desconexiones. Como por ejemplo no contestar llamadas particulares o silenciar el Whatsapp.

• Espacio propio de trabajo

Otro aspecto primordial es tener un espacio físico como oficina, puede ser una habitación, o un rincón en el comedor donde tengas ubicada una mesa y una silla para teletrabajar online con tu ordenador. De esta manera será más sencillo cumplir con los límites que te marques.

• Tener dos ordenadores

En una empresa cuando mandan trabajar en remoto, lo lógico es que proporcionen un portátil al empleado para que pueda acceder desde su casa a la intranet corporativa. De esta forma puede establecer conexiones más seguras para la empresa. En muchas ocasiones estos dispositivos ya están configurados para no usar determinados programas de ocio como youtube, prohíbe instalar juegos, o descargar archivos de determinadas extensiones, etc.. la finalidad es evitar que el empleado se desconcentre.

Así que para tu ocio personal lo mejor es utilizar un segundo ordenador, de esta forma tendrás separado todo lo relaciones con el trabajo. Y encima te evitas posible distracciones.

• Realizar descansos

Tanto en el teletrabajo como si estás en un lugar físico es muy conveniente realizar pequeñas paradas con el objetivo de coger fuerzas. Lo normal sería hacer un descanso de unos 20 minutos para almorzar o merendar, y cada hora y media un break de unos 5 minutos.

• Seguir manteniendo el contacto con compañeros

Para evitar el aislamiento social, es muy recomendable mantener el contacto con otros compañeros de trabajos o colegas de la profesión. Llamar por teléfono, participar en grupos de WhatsApp o Telegram, incluso realizar videoconferencias, al final somos seres humanos y necesitamos sentirnos integrados en un grupo social.

• Ejercicio físico

Es muy importante para combatir el sedentarismo realizar ejercicio físico. En el teletrabajo evitas los desplazamientos que en muchas ocasiones es la única actividad física que se realiza. Para mantener la línea es recomendable salir a correr, apuntarse a algún gimnasio, practicar yoga, jugar a algún deporte o cualquier tarea que requiera un esfuerzo físico.

 

3 Cuales profesiones son aptas para el teletrabajo

Evidentemente no todas las profesiones se pueden hacer desde casa por Internet. Sobre todo las cadenas de fabricación, actividades de construcción o comercio al por menor en establecimiento físicos. Pero aún así existe un gran listado de empleos donde se puede teletrabajar en remoto con total eficiencia y productividad.

• Atención al cliente no presencial

Las profesiones más proclives a trabajar desde casa por Internet son todas las relaciones con atención al cliente por teléfono, chat o email. En estos casos incluso sería más recomendable porque así se evita todo el ruido ambiente de los call center. Muchas multinacionales ya poseen así su servicio de atención al cliente, deslocalizados en lugares del mundo más económicos como Venezuela, India, etc…

• Administración / Contabilidad

Otro tipo de puestos que podrían optar al teletrabajo desde casa serían todos los relativos a contabilidad e incluso administración. La única pega es es que se debería contar con documentación electrónica y firmas digitales para poder realizar esta labor online a distancia.

• Despachos

Lo tienen mucho más fácil un gran elenco de profesiones liberales como abogados, asesorías, traductores, analistas, diseñadores, u otras actividades realizadas en tradicionales despachos. En esta ocasión sería trasladar la oficina a un lugar de casa, y tener estanterías para guardar toda la documentación generada.

• Formación online

Todo lo relativo a la enseñanza es muy susceptible de realizarla a distancia con las excelentes conexiones a Internet que se tienen hoy en día. Los cursos con asistencia física pueden prescindirse perfectamente, lo único sería la falta de costumbre para interaccionar en directo el profesor con el resto de alumnos.

• Comerciales

Un gran sector que perfectamente puede teletrabajar desde casa sin necesidad de acudir a la empresa, son los comerciales. Con el portátil y los smartphone tan solo deberían acudir a la oficina para reuniones esporádicas con sus superiores y poco más.

Seguro que hay más profesiones donde el teletrabajo en remoto desde casa es factible gracias a Internet, como por ejemplo un informático o un Ecommerce Manager, pero las mencionadas anteriormente solo son las más comunes.

 

4 Aplicaciones para trabajar desde casa por Internet sin invertir dinero

A continuación vamos a indicar las mejores herramientas para teletrabajar de forma gratuita y poder obtener el máximo rendimiento al trabajar desde casa por Internet.

Si buscas alguna plataforma que englobe todas las aplicaciones que a continuación veremos, sin duda Google Suite es la solución. Donde encontrarás todo tipo de soluciones a distancia en un mismo lugar, eso sí no es gratis y el plan más barato son unos 5€ mensuales.

Si no deseamos pagar esa cuota, siempre tenemos soluciones con las siguientes herramientas gratuitas (aunque algunas ofrecen más prestaciones con servicio de pago).

Gestor de emails

Tanto si tienes un correo electrónico como varios, es imprescindible contar con una aplicación que te permite tener todos los emails bien gestionados, separados y sincronizados con herramientas de calendario. Las dos mejores que he encontrado son Thunderbird de Mozilla y Mailbird que consume menos recursos en el ordenador.

Compartir archivos

Lo normal es que trabajes con archivos de todo tipo que puedes guardar en tu disco duro, o utilizar las numerosas nubes que existen. De esta forma podrás tener acceso siempre con independencia de si estás en casa o conectado en un locutorio. Dos de las más famosas son Drive y Dropbox, donde puedes obtener una cuenta gratuita con gran capacidad de gigas.

Chat de comunicación

Puede ser que tu propia empresa posea una herramienta propia de comunicación entre empleados, pero para estar en contacto con clientes, proveedores y compañeros más allegados, sin ninguna duda lo mejor es Whatsapp y Telegram.

Videollamadas

Las anteriores dos aplicaciones también sirven para realizar videollamadas, pero si quieres la participación de varios usuarios es mejor utilizar Skype como herramienta para trabajar desde casa.

Reuniones online

En cambio si deseas conexiones de vídeo con mucho usuarios, la mejor herramienta es Zoom, donde permite hasta 1000 participantes en la misma conferencia. Es la aplicación de Internet más utilizada para cursos online y centros de atención online.

Otra alternativa menos conocida pero igualmente válida es Adobe Connect.

Ofimática

Damos por hecho que programas como un editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones o creación de formularios son muy comunes en el teletrabajo desde casa. Las versiones gratuitas sin necesidad de licencias como OpenOffice o Google Docs and Sheets.

Transferencia de archivos

En algunas ocasiones necesitamos enviar archivos pesados con muchos megas, aquí las mejores soluciones son utilizar los servicios online de WeTransfer o MegaUpload donde se pueden enviar con un simple link al destinatario que desees.

Organizador de trabajo en equipo

Si buscas una herramienta para organizar tareas que se deben realizar entre varias personas, la mejor aplicación para calendarizar sería Trello o Asana. Donde con un simple vistazo puedes ver quien es el encargado y si ha realizado la tarea encomendada.

 

Como has podido apreciar, hoy en día es totalmente factible trabajar desde casa con Internet, teniendo el teletrabajo enormes ventajas tanto para el empleado, el empresario, los clientes, proveedores o cualquier otras personas con las que debas interactuar online a distancia.